База знаний

Функции управления: что это и как их распределять

Функция управления это устойчивый вид управленческой работы, который нужен компании постоянно, а не разово. Планировать, организовывать, контролировать, работать с людьми, распоряжаться деньгами. Функции существуют независимо от того, кто их сейчас выполняет: сменился человек, а функция осталась. Именно поэтому распределять их нужно осознанно, а не по тому, кто первым взялся.

Какие бывают функции управления

Классический набор восходит к управленческой школе и с тех пор почти не изменился. В большинстве компаний функции управления сводятся к нескольким крупным группам:

• —Планирование: определить цели и путь к ним.
• —Организация: выстроить, кто и как делает работу.
• —Координация: согласовать действия подразделений между собой.
• —Мотивация: побудить людей выполнять работу качественно.
• —Контроль: сверить результат с планом и вмешаться при отклонении.

Поверх этого у каждой компании есть свои предметные функции: закупки, продажи, найм, бухгалтерия, качество. Их тоже распределяют между подразделениями, и именно на них чаще возникают дубли и дыры.

Функция, задача и должность это не одно и то же

Функцию часто путают с задачей и должностью, и из-за этого распределение съезжает. Задача разовая: сделал и закрыл. Функция повторяется постоянно. Должность это носитель, человек или роль, которой функцию поручили. Одна функция может быть закреплена за подразделением, а внутри него распадаться на задачи конкретных должностей.

Как распределить функции между отделами

• —Выпишите функции, а не задачи и не названия отделов.
• —Закрепите каждую функцию за одним подразделением-ответственным.
• —Проверьте дубли: одну функцию тянут два отдела, и они мешают друг другу.
• —Проверьте дыры: функция есть, а отвечающего за неё отдела нет.

Наглядно это делает матрица распределения функций: по строкам функции, по столбцам подразделения. Сразу видно, где функцию делят двое, где не отвечает никто и где отдел перегружен.