Должностная инструкция, положение об отделе и приказ: что когда нужно
Должностную инструкцию, положение об отделе и приказ о распределении обязанностей часто держат за взаимозаменяемые бумаги «для галочки». На деле каждый отвечает на свой вопрос: положение про подразделение, инструкция про должность, приказ про конкретных людей. Когда их путают, ответственность выглядит закреплённой, а на деле результат никто не ведёт.
Чем они отличаются
| Документ | Что закрепляет | Уровень |
|---|---|---|
| Положение об отделе | Зачем отдел нужен, какие функции несёт и за что отвечает | Подразделение |
| Должностная инструкция | Обязанности, права и ответственность одной должности | Должность |
| Приказ о распределении обязанностей | Кто из конкретных работников за какой участок отвечает сейчас | Люди |
Положение об отделе
Положение описывает подразделение целиком: его задачи, функции, права и ответственность, а также порядок взаимодействия с другими отделами. Оно отвечает на вопрос, зачем отдел существует и за какой результат отвечает. Слабым в нём обычно оказывается раздел про функции и ответственность: если он размыт, отдел на бумаге есть, а результат никто не доводит.
Должностная инструкция
Инструкция описывает типовую должность в отрыве от конкретного человека: что входит в обязанности, какие права даны и за что отвечает сотрудник на этой должности. Она нужна при найме и вводе в должность. Но инструкция описывает должность вообще, а не то, кто именно и за какой участок отвечает в вашей команде сегодня.
Приказ о распределении обязанностей
Приказ адресный. Он называет конкретных работников и конкретные участки на конкретную дату: кто за что отвечает после того, как наняли заместителей, перекроили отделы или запустили новое направление. Именно приказ закрывает разрыв между типовыми документами и живой расстановкой людей.
Что когда нужно
- —Создаёте или пересобираете отдел: пишете положение об отделе.
- —Заводите новую должность и нанимаете на неё: готовите должностную инструкцию.
- —Надо закрепить, кто именно из людей за что отвечает прямо сейчас: издаёте приказ о распределении обязанностей.
Дефект у всех трёх один. Если ответственность прописана на отдел, а не на человека, или названа без полномочий под неё, документ лишь фиксирует беспорядок. Прежде чем оформлять бумагу, стоит проверить саму расстановку: за каждый участок отвечает один человек, и у него есть права этот участок вести.
Частые вопросы
- Чем должностная инструкция отличается от положения об отделе?
- Положение описывает подразделение целиком: его функции и ответственность. Инструкция описывает отдельную должность внутри отдела. Одно вытекает из другого: функции отдела распадаются на обязанности должностей.
- Обязательны ли эти документы по закону?
- Единого требования иметь все три нет. Должностные инструкции распространены как основание трудовых отношений; положение и приказ компания оформляет по своей необходимости. Для бюджетных и государственных организаций часто действуют свои формы.
- Что оформлять первым?
- Сверху вниз: сначала положение об отделе (зачем отдел и какие функции), затем должностные инструкции под должности отдела, затем приказ, который закрепляет конкретных людей за участками.
- Заменяет ли приказ должностные инструкции?
- Нет. Инструкция описывает должность в отрыве от людей, приказ закрепляет конкретных работников на конкретную дату. Обычно они дополняют друг друга.
Смежное
Постройте матрицу ответственности для своего процесса — бесплатно и без регистрации.