Как составить должностную инструкцию
Должностная инструкция описывает одну должность: что человек на ней обязан делать, какие права ему даны и за что он отвечает. Она нужна при найме и вводе в должность и служит опорой, когда работу оценивают или возникает спор. Проблема в том, что инструкцию обычно скачивают шаблоном и не задумываются, сходятся ли в ней права с ответственностью.
Стандартная структура
Жёсткого обязательного образца нет, но структура устоялась. Обычно должностная инструкция состоит из четырёх разделов:
- —Общие положения: название должности, кому подчиняется, кого замещает, требования к квалификации.
- —Должностные обязанности: что человек на этой должности делает.
- —Права: чем он вправе распоряжаться и какие решения принимать.
- —Ответственность: за что и в каких пределах он отвечает.
Обязанности, права и ответственность
Раздел обязанностей заполняют почти всегда подробно: перечислить задачи несложно. А вот права и ответственность часто пишут формально, парой общих фраз. Именно здесь инструкция и перестаёт работать: обязанности есть, а прав под них нет.
Правило простое: за что человек отвечает, тем он должен и вправе управлять. Если в разделе ответственности написано «отвечает за своевременную отгрузку», а в правах нет возможности влиять на склад и приоритеты, это ответственность без полномочий. С сотрудника спросят за то, на что он не мог повлиять.
Главная ошибка
Самая частая ошибка не в оформлении, а в разрыве между разделами. Обязанности прописаны от одной должности, права от другой, ответственность вообще шаблонная. Перед тем как утверждать инструкцию, стоит пройти по ней в обратную сторону: за каждый пункт ответственности проверить, есть ли под него право и ресурс. Если нет, это не инструкция, а заготовка для будущего конфликта.
Частые вопросы
- Обязательна ли должностная инструкция по закону?
- Прямого требования иметь должностную инструкцию на каждую должность в законе нет, но она широко используется как основание трудовых отношений: по ней ставят задачи, оценивают работу и разбирают споры. Для государственных и бюджетных организаций часто действуют свои формы. Требования к отдельным должностям и отраслям могут отличаться.
- Чем должностная инструкция отличается от положения об отделе?
- Инструкция описывает одну должность, положение описывает подразделение целиком. Функции отдела из положения распадаются на обязанности конкретных должностей.
- Кто составляет должностную инструкцию?
- Обычно её готовит руководитель подразделения вместе с кадровой службой, а утверждает руководитель организации. Важнее, кто именно проверит, что права в инструкции покрывают её ответственность.
- Из каких разделов состоит должностная инструкция?
- Как правило, из четырёх: общие положения, должностные обязанности, права и ответственность. Слабыми обычно оказываются права и ответственность, и именно из-за них инструкция перестаёт работать.
Смежное
Постройте матрицу ответственности для своего процесса — бесплатно и без регистрации.