responta
Все инструментыВойти

Ответственность и полномочия: чем доказать аудитору

Пункт 5.3 ISO 9001 требует, чтобы ответственность и полномочия были распределены, доведены до сведения и поняты. Первые два обычно закрывают приказом и листом ознакомления. Третье не закрывает почти никто — понимание нечем подтвердить.

Десять вопросов, без регистрации. Итог — где подтверждение есть, а где его нет.

Распределена

Записано, кто за что отвечает, и записи не спорят между собой.

  • Есть действующий документ, где по каждой ключевой роли записано, за что она отвечает

    Приказ о распределении обязанностей, положение о подразделении, должностная инструкция или матрица ответственности.

  • Документы не противоречат друг другу: в приказе, положении и инструкции написано одно и то же

    Частая находка аудитора: в приказе отвечает начальник цеха, в инструкции — мастер смены.

  • Пять ролей из самого пункта 5.3 назначены поимённо

    Кто отвечает за соответствие системы требованиям, за результаты процессов, за отчётность руководству, за ориентацию на потребителя и за целостность системы при изменениях.

Доведена

Люди ознакомлены — и после изменений тоже, а не только при приёме.

  • По распределению ответственности есть подписи об ознакомлении с датами

    Не общий лист «ознакомлен с локальными актами», а именно по ролям и обязанностям.

  • Ознакомление повторялось после последних изменений, а не только при приёме на работу

    Роли поменялись — подпись под старой редакцией уже ничего не доказывает.

  • Можно за минуту показать поимённо, кто на сегодня не ознакомлен

    Аудитор любит выборку: назовёт двух человек и попросит подтверждение по ним.

Понята

Есть подтверждение, что люди поняли, а не просто расписались.

  • Сотрудников спрашивали, понимают ли они свою зону ответственности

    Именно спрашивали их, а не отчитывались за них. Подпись подтверждает вручение, а не понимание.

  • Замер повторяемый: видно, стало понятнее или хуже

    Один опрос — снимок. Два и больше — доказательство, что вы этим управляете.

Актуальна

Структура менялась — ответственность переназначена и это видно.

  • После последней реорганизации ответственность переназначена и это зафиксировано

    Стандарт отдельно требует сохранять целостность системы при изменениях.

  • Есть журнал изменений ответственности, который нельзя переписать задним числом

    Вопрос «когда именно это поменялось и кто поменял» звучит почти всегда.

Что получится

Отвечено 0 из 10. Итог появится, когда ответите на все.

Что именно требует пункт 5.3

Высшее руководство обеспечивает, чтобы ответственность и полномочия для соответствующих ролей были распределены, доведены до сведения и поняты в организации. Три глагола — три разных доказательства, и подменять одно другим не выйдет: подпись подтверждает вручение документа, а не понимание его содержания.

Отдельно пункт называет пять зон, которые должны быть закреплены поимённо: соответствие системы требованиям стандарта, получение процессами намеченных результатов, отчётность о результативности высшему руководству, продвижение ориентации на потребителя и сохранение целостности системы при изменениях.

Где обычно проваливаются

  • Документы спорят друг с другом: в приказе один ответственный, в должностной инструкции другой.
  • Ознакомили при приёме на работу, роли с тех пор менялись, а новой подписи нет.
  • На вопрос «откуда вы знаете, что люди поняли» отвечают «мы всех ознакомили».
  • После реорганизации ответственность переназначили на словах, а в документах осталась прежняя структура.

Когда стоит пройти

  • За два-три месяца до надзорного аудита.
  • После реорганизации, слияния или смены руководителей.
  • Если на прошлом аудите было замечание по ответственности и полномочиям.

Частые вопросы

Что требует пункт 5.3 ISO 9001?
Чтобы высшее руководство обеспечило распределение ответственности и полномочий по ролям, доведение их до сведения работников и понимание внутри организации. Плюс закрепление пяти конкретных зон, названных в самом пункте.
Достаточно ли приказа и листа ознакомления?
Они закрывают распределение и доведение. Понимание ими не подтверждается: подпись означает, что документ вручили. Нужен отдельный способ показать, что люди поняли свою зону.
Чем подтвердить, что ответственность понята?
Опросом самих работников о понятности их зоны — с датой, охватом и повторным замером. Один опрос даёт снимок, два и больше показывают, что вы этим управляете.
Эта самопроверка подтверждает соответствие стандарту?
Нет. Соответствие оценивает аудитор органа по сертификации. Самопроверка показывает, чем каждое требование подкреплено у вас и где подтверждения нет.
Нужна ли матрица ответственности по ISO 9001?
Стандарт не предписывает конкретную форму. Матрица удобна тем, что из неё собираются и приказ, и положения, и должностные инструкции — поэтому документы перестают противоречить друг другу.

Смежное