Процесс или матрица ответственности: чем они отличаются
Вопрос «нам нужна матрица ответственности или описание процессов» звучит как выбор из двух. На деле выбора нет: и то и другое описывает одни и те же функции компании, просто отвечает на разные вопросы. Путаница дорого стоит — компании либо описывают процессы, не назвав ответственных, либо строят матрицу и не понимают, почему работа всё равно застревает между отделами.
Матрица: кто за что отвечает
Матрица ответственности — это охват. В неё входит вся работа компании, включая ту, которая никуда не течёт: охрана труда, отношения с банком, соблюдение требований. У такой работы нет ни начала, ни конца, ни результата на выходе — но ответственный за неё нужен ровно так же.
Главный вопрос матрицы: есть ли у каждой функции ответственный, один ли он и не перегружен ли он. Матрица отвечает на вопрос «с кого спрашивать».
Процесс: как работы складываются в результат
Процесс — это срез той же матрицы, выстроенный по порядку. Он берёт часть функций (не все) и показывает их как цепочку: заявка, договор, производство, отгрузка, оплата. Функции те же самые, что и в матрице, — новых сущностей не появляется.
Главный вопрос процесса: доходит ли работа до результата и где она застревает. Чаще всего — на границе отделов, где задача переходит из рук в руки.
Разница в одной таблице
| Матрица ответственности | Процесс | |
|---|---|---|
| Вопрос | Кто за что отвечает | Как работы складываются в результат |
| Охват | Вся работа компании | Только та, что ведёт к конкретному результату |
| Порядок | Не важен | Важен: работы идут одна за другой |
| Что находит | Функции без ответственного, двойную ответственность, перегруз | Провалы между отделами, разрывы в цепочке |
| Документ на выходе | Приказ, должностные инструкции | Регламент процесса |
С чего начинать
С матрицы. Она даёт полную картину и работает сама по себе: уже на ней видно зоны без ответственного и людей, на которых держится слишком многое. Процессы — второй шаг, и заводить их стоит не все подряд, а те, что идут через несколько отделов: именно там ответственность теряется.
- —Сначала матрица: все функции, у каждой — один ответственный.
- —Потом два–три сквозных процесса: продажа под заказ, наём, закрытие месяца.
- —В каждом процессе — только те функции, которые к нему относятся; остальное из матрицы в него не входит.
- —Порядок работ — чтобы процесс читался как последовательность, а не как список.
Почему процесс — это не BPMN
Описание процесса в этом смысле не равно моделированию потока управления. Ветвления, условия, таймеры и статусы экземпляров — задача BPM-систем, и она про управление исполнением. Типовой российский регламент устроен иначе: это таблица «№ / действие / ответственный / результат / срок», а не диаграмма. Чтобы её собрать, достаточно состава работ и их порядка.
Практический вывод: если цель — чтобы люди понимали, кто за что отвечает и куда движется работа, диаграмма не нужна. Если цель — автоматически гонять заявки по маршруту с условиями, нужна BPM-система, и это другой класс задач.
Частые вопросы
- Можно ли обойтись только процессами, без матрицы?
- Нет, если в компании есть работа, которая не ведёт к конкретному результату: охрана труда, отношения с банком, соблюдение требований. В процессы она не попадёт, а ответственный за неё нужен. Матрица покрывает всю работу, процесс — только сквозную её часть.
- Одна и та же функция может входить в несколько процессов?
- Да. «Заключение договоров» входит и в продажу под заказ, и в закупку. Это одна функция с одним ответственным — в разных процессах она просто занимает разное место по порядку.
- Что заводить первым, если времени мало?
- Матрицу. Она даёт результат сама по себе: видно функции без ответственного и перегруженных людей. Процессы добавляют второй взгляд — где работа проваливается между отделами, — но без матрицы им не из чего собираться.
Смежное
- Провалы на стыке отделов
- Что такое матрица ответственности (RACI)
- Как составить матрицу ответственности
- Ответственность по ISO 9001 — процессный подход в стандарте
Постройте матрицу ответственности для своего процесса — бесплатно и без регистрации.